在广州开展跨境电商出口业务（以“9810跨境电商出口海外仓”模式为例），退税流程涉及资质备案、资料准备、申报审核等多个环节，需严格遵循广州市税务部门及跨境电商综合试验区的相关规定。以下是更详细的资料准备及全流程说明：

一、前期资质准备（核心前提）

企业需先完成基础资质备案，确保符合退税主体要求：

1. 企业注册与经营范围

- 营业执照注册地需在广州（含南沙、黄埔等跨境电商综合试验区内），经营范围必须明确包含“跨境电子商务”“货物进出口”“技术进出口”等相关表述，若未包含需先到市场监管部门变更经营范围。

- 需通过“广州市市场监督管理局商事登记平台”完成注册信息更新，确保与实际经营地址、联系方式一致。

2. 对外贸易经营者备案

- 登录“商务部业务系统统一平台”，选择“对外贸易经营者备案登记”，填写企业基本信息（如统一社会信用代码、经营地址、联系人等），上传营业执照扫描件，提交后到广州市政务服务中心（或各区分中心）现场核验纸质材料，通常3个工作日内完成备案，领取《对外贸易经营者备案登记表》。

3. 海关进出口收发货人备案

- 通过“中国国际贸易单一窗口”（http://www.singlewindow.cn）“企业资质”模块，提交海关进出口收发货人备案申请，上传营业执照、对外贸易经营者备案登记表等材料，审核通过后获取《海关进出口货物收发货人备案回执》，此备案为出口报关及退税的必要前提。

4. 出口退税资格备案

- 登录“国家税务总局广东省电子税务局”，进入“我要办税→出口退税管理→出口退（免）税企业资格信息报告”，填写企业银行账户（需为广州本地对公账户，用于接收退税款）、退税计算方法（外贸企业选“免退税”，生产企业选“免抵退税”）等信息，上传营业执照、海关备案回执等扫描件，税务部门在5个工作日内完成审核，通过后即可开展退税申报。

5. 海外仓备案（9810模式专属）

- 登录“广东省跨境电子商务综合试验区线上综合服务平台”（广州专区），进入“海外仓备案”模块，填写海外仓基本信息：

- 自有海外仓：需提供海外仓产权证明（如房产证、土地使用证，需经当地公证机构公证及中国驻当地使领馆认证）、海外仓运营团队名单及联系方式。

- 租赁海外仓：需提供租赁协议（明确租期、地址、仓储面积，协议需经当地公证）、出租方海外仓营业执照（或同等资质证明）、海外仓实景照片（含仓库招牌、内部存储区域、管理系统界面等，需标注日期）。

- 若使用亚马逊FBA、万邑通等第三方海外仓，需补充平台出具的仓储合作证明（如亚马逊FBA的“Warehouse Agreement”）、后台入库记录截图（含货物SKU、入库时间、数量）。

- 备案提交后，广州市跨境电商综试区管理办公室会在5-7个工作日内审核，通过后生成《跨境电商出口海外仓备案凭证》，需留存电子版及纸质打印件备查。

二、退税资料准备（细分场景与要求）

根据货物出口及销售状态，需分阶段准备资料，确保单证信息一致（“单货相符、单单相符”）：

（一）出口报关及预退税申报资料（货物离境后）

1. 出口货物报关单（9810监管方式）

- 通过“单一窗口”向广州海关（如黄埔海关、南沙海关）申报出口，报关单需明确标注“监管方式：9810”“出口口岸”“目的国（地区）”“运抵国（地区）”“指运港”（需与海外仓所在国家/港口一致）。

- 报关单内容需与商业发票、装箱单完全匹配，包括：商品名称（需符合HS编码对应的规范名称）、规格型号、数量、单位、单价、总价、币制（通常为美元）。

- 报关单出口日期以海关放行日期为准，需在出口后15日内从“单一窗口”下载打印纸质版（加盖企业公章），并留存电子版（PDF格式）。

2. 商业发票与装箱单

- 商业发票需由企业自行出具，注明“9810跨境电商出口海外仓”字样，包含买卖双方名称（出口企业名称与海外仓运营方名称）、货物描述、数量、单价、总金额、发票日期、付款方式（如“FOB广州”），需加盖企业发票专用章。

- 装箱单需详细列明每件货物的包装规格（如“Carton 1 of 10”）、毛重、净重、体积，与报关单及实际货物包装一致，加盖企业公章。

3. 物流运输凭证

- 海运：提供海运提单（Bill of Lading），需显示出口口岸（如广州港）、目的港（海外仓所在港口）、货物描述、集装箱号、铅封号，提单收货人需与海外仓运营方一致（或标注“To Order of 海外仓公司”）；若为拼箱，需补充拼箱公司出具的分单（House B/L）。

- 空运：提供空运提单（Air Waybill），注明航班号、起飞日期、目的机场，收货人信息与海外仓地址匹配。

- 中欧班列：提供铁路运单，需包含发站（如广州大朗站）、到站（海外仓所在城市车站）、集装箱号等信息。

- 所有运输凭证需在出口后30日内获取，若为电子版需打印并加盖企业公章，标注“与原件一致”。

4. 进项凭证（增值税专用发票）

- 外贸企业：需提供购进货物的增值税专用发票，发票抬头为出口企业名称，货物名称、规格、数量需与报关单完全一致（允许微小差异，如“个”与“件”的换算，但需附说明），开票日期需在出口日期前（若为分批出口，需对应分批数量）。

- 生产企业：若为自产货物，需提供《自产货物证明》（企业自行出具，说明货物由本企业生产，加盖公章）；若为外购货物，需提供增值税专用发票（要求同外贸企业）。

- 发票需已认证通过（登录“增值税发票综合服务平台”完成勾选认证），留存认证清单及发票抵扣联。

5. 海外仓入库证明

- 货物抵达海外仓后，需由海外仓运营方出具入库单（Warehouse Receipt），注明货物名称、数量、SKU、入库日期、存储位置（如“货架A-12”），需有海外仓盖章及负责人签字（若为外文，需附中文翻译件，翻译件加盖出口企业公章）。

- 亚马逊FBA等平台可提供“入库完成通知”截图（含订单号、入库数量、日期），需标注平台名称并加盖企业公章。

6. 申报汇总表及电子数据

- 登录“电子税务局→出口退税管理→退税申报”，填写《跨境电子商务出口退（免）税申报明细表》，逐项录入报关单号码、出口日期、商品代码、数量、金额、进项发票号码等信息。

- 生成申报电子数据（XML格式），并打印明细表（加盖企业公章），与其他纸质资料一并整理成册。

（二）销售后核算及调整资料（预退税后）

若货物在海外仓实现销售，需在规定期限内完成核算，补充以下资料：

1. 销售凭证

- 平台销售订单：如亚马逊、eBay等平台的订单截图，需包含订单号、购买方信息、销售日期、商品名称、数量、单价、金额、支付状态（已收款），截图需标注平台名称及订单状态（“已配送”）。

- 海外仓配送单：由海外仓出具的发货凭证，显示订单号、收货地址、配送日期、货物数量，与销售订单一一对应。

- 收款凭证：银行出具的涉外收入申报单（需注明“跨境电商销售收款”）、第三方支付平台（如PayPal、PingPong）的收款记录截图，金额需与销售订单总金额一致（允许扣除平台手续费，需附手续费发票）。

2. 核算申报资料

- 若预退税额与实际应退税额一致：填写《跨境电商出口海外仓退税核算表》，勾选“无需调整”，说明货物销售情况（销售比例、已收款金额），附销售订单汇总表（按商品分类统计）。

- 若存在差异（如实际销售数量少于预申报数量）：需先通过电子税务局提交《出口退（免）税申报负数冲减明细表》，冲减原预申报数据，再重新填写《申报明细表》（按实际销售数量申报），并附差异说明（注明原因，如部分货物未销售）。

- 若货物未销售：需填写《缴回已退（免）税款申请表》，说明未销售原因（如市场滞销、退货），附海外仓最新库存报表（30日内出具），并将已退税款全额缴回至税务机关指定账户，取得缴款凭证后作为核算依据。

三、退税全流程操作（广州地区实操细节）

（一）出口预退税申报（货物离境后90日内）

1. 数据录入与校验

- 登录“电子税务局”，进入“出口退税管理→退税申报→跨境电商9810出口退税申报”，导入报关单电子数据（从“单一窗口”同步），逐项核对商品信息、金额等，确保与进项发票、物流凭证一致。

- 系统自动校验逻辑性（如进项金额≥出口金额），若提示异常（如商品编码不符），需修改后重新上传。

2. 资料上传与提交

- 上传以下资料扫描件（PDF格式，单个文件不超过5MB）：

- 出口报关单、商业发票、装箱单、物流提单；

- 增值税专用发票（认证通过截图）、海外仓入库单；

- 《跨境电商出口海外仓备案凭证》。

- 确认无误后提交申报，系统生成“申报序号”，需记录备查。

3. 税务部门审核

- 广州市税务局第一税务分局（负责跨境电商退税）会在10-15个工作日内完成审核，重点核查：

- 单证真实性：通过海关系统核对报关单数据，与物流企业核实运输轨迹；

- 信息一致性：比对进项发票与报关单的商品名称、数量；

- 海外仓真实性：抽查海外仓备案资料，必要时通过综试区联系海外仓运营方确认。

- 若审核通过，系统显示“审核通过”；若需补充资料，税务人员会通过电子税务局发送“待补正通知”，企业需在5个工作日内补充提交，否则视为申报失败。

（二）预退税款到账（审核通过后）

- 税务部门审核通过后，会在3-5个工作日内将预退税款（按申报金额的一定比例，通常为90%，具体以税务机关核定为准）划入企业备案的对公账户，到账后银行会发送短信通知，企业需及时查询并打印银行回单。

- 若涉及退税款调整（如前期多退），税务机关会出具《退（免）税调整通知书》，企业需按要求补缴差额。

（三）出口退税核算（预退税后次年4月30日前）

1. 核算申报

- 登录电子税务局，进入“出口退税管理→跨境电商9810核算申报”，填写《跨境电商出口海外仓退税核算汇总表》，按实际销售情况填报：

- 已销售部分：录入销售金额、已收汇金额，附销售订单、收款凭证；

- 未销售部分：注明未销售数量、原因，附海外仓库存证明。

- 系统自动计算实际应退税额，与预退税额比对，生成《核算结果表》。

2. 税款结清

- 若实际应退税额＞预退税额：税务机关会在审核后5个工作日内补退差额；

- 若实际应退税额＜预退税额：企业需在15日内将差额缴回指定账户，凭缴款凭证完成核算；

- 若货物全部未销售：需全额缴回预退税款，待后续销售后重新申报退税。

3. 资料归档

- 核算完成后，需将所有资料（报关单、发票、销售凭证、核算表等）整理成册，保存期为5年（自出口之日起），以备税务机关后续核查。

（四）特殊情况处理

1. 申报逾期

- 若未在出口后90日内完成预退税申报，需向税务机关提交《出口退（免）税延期申报申请表》，说明原因（如疫情、物流延误），附佐证材料（如物流公司出具的延误证明），经批准后可延期至次年4月30日前申报。

2. 退运或退货

- 货物因质量问题退运回国的，需凭海关出具的《出口货物退运已补税（未退税）证明》，向税务机关申请退还已缴回的预退税款，或冲减当期应纳税额，附退运提单、质检报告等资料。

3. 变更或注销

- 企业变更名称、银行账户等信息的，需在30日内通过电子税务局更新退税备案信息；

- 注销出口退税资格的，需先完成所有未结核算业务，结清税款，提交《出口退（免）税备案撤回申请表》及相关资料，经审核后办理注销。

四、广州地区特色支持与注意事项

- 便捷通道：广州跨境电商综试区推出“容缺受理”服务，部分非核心资料（如海外仓实景照片）可在申报后5个工作日内补充，缩短前期准备时间。

- 培训指导：广州市税务局定期在“穗税通”平台举办线上培训（每月2次），解读9810退税政策，企业可通过“电子税务局→纳税人学堂”报名参加。

- 风险提示：需确保所有资料真实有效，若发现伪造报关单、虚开进项发票等行为，将被列入失信名单，暂停退税资格并追究法律责任。

通过以上流程，企业可规范完成广州地区跨境电商9810模式的退税操作，充分享受税收优惠，降低运营成本。实际操作中建议与主管税务机关（如企业所属区税务局出口退税科）保持沟通，及时获取最新政策动态。